01
先准备业务背景，而不是直接列功
开发团队需要知道企业做什么、谁会使用系统、客户或员工现在如何完成这项工作，以及为什么现有方式已经不能满足需求。
同一个“客户管理”功能，在销售公司、制造业和项目型企业中流程可能完全不同。业务背景越清楚，方案越不容易套模板。
- 公司业务和主要客户类型
- 当前流程由哪些岗位参与
- 现在最常见的重复、遗漏或低效问题
02
把现有资料和系统入口整理出来
网站项目需要品牌、产品、案例、图片和现有网址；系统项目则可能需要 Excel、表单、历史字段、接口文档和现有软件截图。
不需要为了显得准备充分而重新制作漂亮文件，真实在用的资料往往更能帮助开发人员理解现状。
- 现有网站、表格、表单和系统截图
- 产品、服务、案例、品牌与联系资料
- 已有接口、数据导出和第三方账号说明
03
流程类需求要写输入、处理和输出
“自动化报价”“自动跟进客户”这类描述还不足以直接开发。需要继续说明什么触发任务、输入从哪里来、中间有哪些判断、谁负责确认、最后结果写到哪里或发送给谁。
如果存在例外情况，也应该列出来。系统是否要完全自动执行，还是只生成建议等待人工确认，同样会影响架构和风险。
- 任务触发条件和输入来源
- 关键判断规则、人工确认点和异常处理
- 最终输出、写入目标和通知对象
04
最后准备验收标准和项目限制
需求不必一开始写成技术规格书，但至少要能说明什么结果算完成。例如客户提交后必须进入 CRM、移动端要支持某类操作、某份报表必须能导出。
同时说明预算级别、期望时间、已有服务器或技术限制、必须对接的系统和不能改变的业务规则，可以显著减少无效方案。
- 列出首版必须通过的关键场景
- 说明时间、预算、部署和现有系统限制
- 把后续想法与本期必须范围分开